Tugasan Individu I.P

TUGASAN:
Anda sebagai Penolong Jurutera Sistem ditugaskan di Jabatan Inventori. Bagaimanakah Anda memahami Inventori bagi memantapkan Inventori di Jabatan anda.
- Definisi Inventori produk terdiri barangan n perkhidmatan.
- Kawalan Inventori
- Perolehan Inventori
- Kepentingan Inventori
- Barangan kekal/ barang luak/ bahan mentah/ barang proses/ barang tempoh (ubat/brg dlm tin dsb)
- Barang usang… sbb ada perubahan teknologi.
o Keperluan barang berpandukan bajet/peruntukan.
o Kualiti dan kuantiti.
Cadangan Sistem (Jika ada)
Muka surat 15 ms. Ke atas
Hantar : sebulan drp tarikh ini: ialah: 30 Okt 2011 Ahad
Format: Portrait.
Font Arial 11/ Double spacing/ justify/ header:
Kulit depan: logo trefound:
Artikel : Nama/ Tahap/ No Matrik/ No KP/ Jurusan/ Tahun/
o Email/ no hp/
- Nama Tutor: mkms

Bahan Rujukan(Bibliografi)
1. Buku
2. Website / Blog
3. Artikel/ Akhbar/ Forum/ Jurnal/ Rencana. Pamplet Dll..

Kepentingan Sistem Inventori

KEPENTINGAN SISTEM INVENTORI
PENGENALAN
• Stor telah menjadi sangat penting dalam dunia perniagaan hari ini.
• Mereka memainkan peranan yang amat penting dalam membaiki persaingan sesuatu perniagaan.
• Organisasi hari ini, menghadapi pelbagai cabaran untuk mencapai kos, kepantasan dan kebergantungan.
• Pengurusan Stor yang cekap menumpu kepada membaiki prestasi stor dan ‘warehouse’ bagi memastikan Inventori sentiasa di dalam keadaan baik.
•
TanggungJawab Pengurusan Stor
• Memahami tanggungjawab-tanggungjawab mereka sebagai staf / pekerja stor/’warehouse’
• Mengenalpasti cara-cara membaiki produktiviti stor masing-masing
• Memahami peranan mereka sebagai sistem penyokong kepada pelbagai bahagian-bahagian suatu organisasi
• Memahami kepentingan Inventori terhadap keupayaan suatu stor

• PENGENALAN KEPADA INVENTORI
 Takrif inventori
 Semua operasi mempunyai inventori
 Nilai-nilai inventori
 Kepentingan kewujudan inventori

• JENIS-JENIS INVENTORI
 Inventori mampan
 Inventori kitar
 Inventori jangkaan
 Inventori yang dirancangkan

• KEDUDUKAN INVENTORI
 Keputusan inventori
 Amaun untuk di pesan
 Bila hendak di pesan
 Berapa banyak untuk mengawal sistem
 Bagaimana maklumat/informasi stok harus di simpan

• KEPUTUSAN BERKENAAN MASA/TEMPOH
 Bila untuk memesan?
 Reviu yang berterusan dan berkala
 Masa selang
 Titik dan paras pesan semula

• ANALISA INVENTORI DAN SISTEM KAWALAN
 Keutamaan-keutamaan inventori- sistem ABC
 Inventori pengukuran
 Inventori sistem maklumat

• PENGENALAN KEPADA STOR/PENGURUSAN ‘WAREHOUSE’/ GUDANG
 Apa itu pengurusan stor/warehouse
 Tanggungjawab-tanggungjawab stor/warehouse
 Faktor-faktor yang harus di ambilkira dalam mengorganisasikan suatu stor/warehouse
 Misi warehouse, fungsi-fungsi tradisi, peranan-peranan yang menambahbaikan nilai
 Cabaran-cabaran pengurusan stor/warehouse terkini

 FUNGSI-FUNGSI STOR/WAREHOUSE
 Penerimaan
 Issue
 Perekodan
 Pemungutan pesanan

 TEKNOLOGI Maklumat dan Komunikasi (ICT) dapat membantu Sistem Inventori di dalam :
 Membuat keputusan
 Menyesuaikan diri dengan perubahan
 Mendapat maklumat inventori secara efiesyen
 Cepat
 Tepat
 Sistematik

TANGGUNGJAWAB DAN FUNGSI PEKERJA STOR/WAREHOUSE
 Paras stok yang tepat
 Maklumat berkenaan keadaan stok
 Lokasi tepat
 Dokumentasi tepat
 Rekod tepat dan di kemaskinikan
 Perkapalan yang tepat
 Sistem pemfailan yang baik

MEMBAIKI SISTEM PENGURUSAN STOR/’WAREHOUSE’
 Pergerakan stor dan teknik-teknik pengurangan kos
 Stok yang bergerak perlahan dan cepat
 Susunatur simpanan
 Kos pesanan
 Pengurusan
 Membina suatu sistem pengurusan ‘warehouse’ yang berkesan
 Keberkesanan ruang pengurusan stor
 Amalan-amalan keselamatan

PENERIMAAN DAN PENGISUAN STOR
 Permintaan untuk semak pesanan
 Produk pungutan
 Pembungkusan
 Penyediaan dokumen
 Rekod dan kemasukan data
 Pemfailan
 Isu-isu

FUNGSI-FUNGSI PENERIMAAN
 Bezakan item lawan ‘DO’ pembekal
 Item semakan lawan pemesanan belian
 Mengeluarkan dokumen penerimaan
 Kemasukan data
 Pemfailan
 Mengekalkan sistem penomboran bahagian yang berkesan

• KAEDAH-KAEDAH PENGKODAN
 Penomboran
 Nombor alpha
 Apa yang harus ditunjukkan oleh kod?
 Apa yang harus di elak semasa pengkodan
 Kegunaan sisitem-sistem elektronik
 Keperluan-keperluan pemfailan

PEMERIKSAAN DAN PENGAMBILAN STOK
 Tujuan dan cara-cara pengambilan stok
 Prosedur pengambilan stok
 Rekonsil pengambilan stok
 Fungsi-fungsi sokongan, ciri-ciri, keselamatan, ergonomic, sekuriti dan pengekalan

 Menurut Laudon dan Laudon (1997) :
 Sistem Inventori yang bersepadu merupakan gabungan komponen bagi
 Mengumpul dan menyimpan maklumat
 Membuat keputusan,
 Merancang, mengawal dan menganalisis. Ianya berfungsi dengan lebih cekap, berkesan, mudah, dan cepat dan membuat keputusan yang baik yang melibatkan maklumat, proses dan kerja seperti pendaftaran pelajar, pelbagai rekod, dan sebagainya.

 Kerja-kerja yang melibatkan Kawalan inventori, Pembelian Stok, Pengeluaran barang serta Transaksi Pemindahan Barang dapat di rekodkan di dalam Sistem Inventori dan memudahkan Pengguna Sistem.

 Sistem Inventori memberikan maklumat:
 dapat disimpan,
 diproses,
 dianalisis

 Maklumat diproses dalam bentuk
 Graf,
 Carta pai
 Carta bar

• Menurut Stair dan Reynolds ( 1999 ), tujuan utama sistem dibangunkan adalah untuk membantu organisasi mencapai matlamat-matlamatnya dengan membekalkan pengurus-pengurus dengan “insight” ke atas operasi organisasi supaya mereka dapat mengawal, mengelola dan merancang dengan lebih berkesan dan lebih cekap.

• Oleh itu sistem Inventori dapat memudahkan pengguna di dalam membuat pengurusan.

• Kepentingan Sistem Inventori dalam melakukan kerja adalah:
• menjadikan kerja teratur
• menjamin hasil kerja yang dihasilkan

• Ianya dapat menyelesaikan permasalahan dengan EFIESYEN

• Persolan apabila menggunakan Sistem Inventori?
 Adakah sistem itu perlu gunakan banyak masa?
 Adakah sistem itu mudah untuk dilaksanakan?
 Adakah sistem itu dapat diguna pakai dengan mudah?

• Bagi pendapat ramai menyatakan sistem yang hendak digunakan itu biarlah mudah. Bila mudah digunakan pastilah tidak banyak masalah. Ianya hendaklah Sistematik dan efiesyen.

ORGANISE COMPUTER PROCUREMENT (Perolehan)

TUGAS LANGKAH SUB :
1. Borang Permintaan Aplikasi
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
• Pengetahuan:
 Prosedur Pembelian Jabatan
 Prosedur Operasi (Standard)
 Jenis Borang Permintaan
• Keupayaan untuk:
 Tentukan jenis bentuk Permintaan
• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Standard
 Senarai Pembekal
 Spesifikasi Produk
 Manual Produk
 Menggunakan Penerimaan
 Dokumen Uji Perancangan

2. Pengesahan Borang Aplikasi
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
• Pengetahuan :
 Jenis Produk dan Harga
 Pasaran Harga Produk
 Peruntukan Jabatan
 Sejarah Pembekal
• Keupayaan untuk:
 Analisa keperluan yang Utama
 Mengesahkan butiran di borang
• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Standard
 Senarai Pembekal
 Spesifikasi Produk
 Borang Permintaan
 Manual Produk
 Mengguna Penerimaan
 Dokumen Uji Perancangan

3.Menghantar Borang Untuk Kelulusan
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
• Pengetahuan :
 Prosedur Operasi Piawai
• Keupayaan untuk:
 Menulis Laporan
• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Piawai
 Borang Permintaan
 Dokumen Uji Perancangan
 Rangkaian Komunikasi

4.Dapatkan Sebut-harga Pembekal
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
• Pengetahuan :
 Prosedur Operasi Piawai
 Jenis-jenis Borang Permintaan
• Keupayaan untuk:
 Mengenalpasti Pembekal
 Nombor telefon untuk dihubungi
 Mengumpul sebut harga
• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Piawai
 Senarai Pembekal
 Spesifikasi Produk

5.Menganalisis Sebut Harga Pembekal
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
• Pengetahuan :
 Jenis Sebut harga
 Produk dan Harga
 Senarai Pembekal
 Sejarah Pembekal (Rekod)
• Keupayaan untuk :
 Kategori Sebutharga
 Bandingkan Sebutharga di antara Pembekal
 Menyusun senarai mengikut harga sebutan
• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Piawai
 Senarai Pembekal
 Borang Permohonan

6. Menghantar Sebutharga kepada Pengurusan Projek
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
• Pengetahuan :
 Prosedur Operasi Standard
• Keupayaan Untuk :
 Menulis Laporan
• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Piawai
 Spesifikasi Produk
 Dokumen Uji Perancangan
 Rangkaian Komunikasi

7.Menerima Keputusan Pemilihan Pembekal untuk Pembelian
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
• Pengetahuan :
 Prosedur Operasi Standard
• Keupayaan Untuk :
 Mengenalpasti jenis jenis Pesanan Pembelian
 permintaan untuk pesanan pembelian supaya disediakan
• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Piawai
 Borang Permintaan
 Spesifikasi Produk

8.Mengeluarkan pesanan belian kepada pembekal
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
• Pengetahuan :
 Prosedur Operasi Standard
• Keupayaan Untuk :
 Memastikan penyerahan mematuhi prosedur operasi standard
 memastikan pesanan pembelian lengkap dan teratur
• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Piawai
 Senarai Pembekal
 Borang Permohonan
 Menggunakan penerimaan.

9. Menerima peralatan daripada Pembekal
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
• Pengetahuan :
 Prosedur Pembelian Jabatan
 Prosedur Operasi (Standard)
 Bajet (Dana Peruntukan)
• Keupayaan Untuk :
 Menyemak Spesifikasi Produk
 Mengenali Peralatan
• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Piawai
 Senarai Pembekal
 Penerimaan Penggunaan

10 . Proses Bayaran Kepada Pembekal
(Pengetahuan, Kemahiran, Sifat dan Keselamatan)
KEPERLUAN YANG DIBOLEHKAN:
• Pengetahuan :
 Prosedur Operasi Standard
 Penerimaan Penggunaan Cadangan
 Konfigurasi/ Insstallasi Produk
 Spesifikasi Produk
• Keupayaan Untuk :
 Menerima prosedur Ujian Dokumen
 Memasitkan Produk di install dan konfigurasi dibuat dengan betul
 Memastikan produk adalah baik dari segi kandungan .
 Menghantar local order penerimaan kepada pihak pengurusan untuk proses pembayaran
 Merekod di dalam Buku Log / Sistem Inventori

• ALAT/KELENGKAPAN / BAHAN
 Prosedur Operasi Piawai
 Borang Permintaan
 Spesifikasi Produk

RUMUSAN:
MENGURUS PEROLEHAN KOMPUTER
1. Borang Permintaan Aplikasi
2. Pengesahan Borang Aplikasi
3. Menghantar Borang Untuk Kelulusan
4. Dapatkan Sebut-harga Pembekal
5. Menganalisis Sebut Harga Pembekal
6. Menghantar Sebutharga kepada Pengurusan Projek
7. Menerima Keputusan Pemilihan Pembekal untuk Pembelian
8. Mengeluarkan pesanan belian kepada pembekal
9. Menerima peralatan daripada Pembekal
10 . Proses Bayaran Kepada Pembekal